Automatizácia je v Quande úkon, ktorý aplikácia urobí sama na základe určitej udalosti. Nemusíte pri tom byť, nemusíte si nič pamätať a nemusíte strážiť kalendár. Vy raz popíšete, čo sa má stať a za akých okolností, a Quanda to potom robí stále rovnako, pre každý kontakt zvlášť. Táto lekcia vám dá mapu: kde všade automatizácie v Quande sú, z čoho sa skladajú a podľa čoho spoznáte, že sa ich oplatí zapnúť.

Každá automatizácia má tri časti

Či otvoríte automatizáciu v kampani, vo formulári alebo v dotazníku, vždy vypĺňate tri veci.

• Podmienka, teda udalosť, ktorá automatizáciu spustí. Napríklad „formulár bol vyplnený" alebo „príjemca neotvoril e-mail".
• Čas, teda ako dlho sa má počkať. Zadáva sa v minútach, hodinách alebo dňoch. Nula znamená ihneď.
• Akcia, teda čo sa má vykonať. Najčastejšie pridanie štítku, odoslanie e-mailu alebo odoslanie upozornenia.

Keď si túto trojicu zapamätáte, zvládnete nastaviť akúkoľvek automatizáciu v Quande, pretože obrazovka vyzerá všade skoro rovnako. Každú podmienku navyše pomenujete, takže sa v nich po pol roku vyznáte.

Kde všade automatizácie nájdete

Automatizácie nie sú jedna funkcia na jednom mieste, sú rozosiate tam, kde vzniká interakcia so zákazníkom.

• V jednoduchej e-mailovej kampani reagujete na to, čo príjemca s e-mailom urobil. Otvoril ho, neotvoril, klikol na konkrétny odkaz, neklikol alebo sa e-mail nepodarilo doručiť.
• V aktívnom formulári reagujete na jeho odoslanie. Nový kontakt označíte štítkom, pošlete mu uvítací e-mail a upozorníte kolegu.
• V online dotazníku reagujete na vyplnenie a na konkrétne odpovede. Podľa nich kontakty triedite štítkami.
• V kontaktoch beží automatizácia nad databázou samotnou. Vie napríklad doplniť dátum menín podľa krstného mena.
• Kampane pre narodeniny a meniny sú automatické samy o sebe. Raz ich spustíte a potom už len bežia.

Celý kurz je postavený presne na tejto mape. Každú oblasť si prejdeme zvlášť a ukážeme si konkrétne nastavenie.

Čo sa oplatí automatizovať

Dobrým vodidlom je opakovanie. Ak rovnakú správu píšete každý týždeň znovu inému človeku, patrí do automatizácie. Typicky ide o uvítanie nového odberateľa, potvrdenie a poďakovanie po vyplnení formulára, odovzdanie sľúbeného súboru, pozvánku do dotazníka po nákupe, prianie k narodeninám alebo pripomienku tým, ktorí na niečo nezareagovali.

Druhým vodidlom je načasovanie. Automatizácia vie odoslať správu vo chvíli, keď je človek najpozornejší. Pol hodiny po prekliku, deň po doručení tovaru, hodinu po vyplnení formulára. Takú presnosť ručne neustrážite, ani keby ste chceli.

Čo radšej nechajte na človeka

Automatizácia nie je náhrada za komunikáciu, je to jej kostra. Neautomatizujte odpovede na konkrétne otázky, riešenie sťažností ani ponuky, ktoré sa menia podľa situácie zákazníka. Jednorazové novinky, sezónne akcie a pozvánky na konkrétny termín patria do bežnej kampane, nie do automatizácie.

Pozor si dajte aj na množstvo. Keď má kontakt zapnutých päť automatizácií naraz, môže mu počas jedného týždňa prísť päť e-mailov bez toho, aby ste to tušili. Frekvenciu si ustrážime v poslednej lekcii.

Čo si pripraviť vopred

Než začnete stavať, hodí sa mať tri veci hotové. Premyslený systém štítkov, pretože štítok je lepidlo, ktoré jednotlivé automatizácie spája. Overenú odosielaciu doménu, aby sa automatické e-maily skutočne doručovali. A predstavu o ceste zákazníka, teda kadiaľ k vám ľudia prichádzajú a čo sa s nimi deje ďalej. Bez toho sa ľahko stane, že postavíte technicky správnu automatizáciu, ktorú nikto nepotrebuje.

Kedykoľvek má automatizácia odoslať e-mail, potrebuje na to transakčný e-mail. Je to zvláštny typ kampane, ktorý si pripravíte dopredu a necháte čakať. Automatizácia potom len povie „pošli tento" a Quanda ho doručí konkrétnemu človeku vo chvíli, keď splní podmienku. Bez transakčného e-mailu automatizáciu s odoslaním správy nenastavíte, preto začíname práve tu.

Ako transakčný e-mail vytvoríte

Postup je skoro rovnaký ako pri jednoduchej kampani, líši sa v dvoch veciach. Prvý rozdiel: nevyberáte príjemcov. Tých určí až automatizácia, ktorá e-mail zavolá. Druhý rozdiel: e-mail sa neodosiela, ale aktivuje. Na poslednej strane namiesto sekcie „Odoslanie" nájdete sekciu „Aktivácia kampane". Kým transakčný e-mail neaktivujete, ponúkne sa vám síce v automatizácii, ale nemá zmysel na neho spoliehať.

Nastavenie a e-mail editor fungujú úplne rovnako ako v bežnej kampani, takže môžete použiť uloženú šablónu. Ak chcete poslať rovnaký e-mail znovu tým, ktorí ho neotvorili, uložte pôvodnú kampaň ako šablónu a v transakčnom e-maile ju len načítajte. Máte tak istotu, že texty, obrázky a odkazy sedia na jedno kliknutie.

Pozor na účel spracovania osobných údajov. Vyberajte ho tak, aby pokryl všetky kontakty, ktorým má e-mail chodiť. Ak má kontakt iný účel spracovania, než aký nastavíte v kampani, e-mail mu nedorazí a vy budete zbytočne hľadať chybu v automatizácii.

Udalosti, na ktoré vie kampaň reagovať

V jednoduchej e-mailovej kampani sleduje Quanda päť udalostí:

• príjemca otvoril e-mail,
• príjemca neotvoril e-mail,
• príjemca klikol na konkrétny odkaz,
• príjemca neklikol na konkrétny odkaz,
• e-mail sa nepodarilo doručiť.

Na poslednú z nich je možné reagovať iba priradením štítku, nie odoslaním e-mailu. Dáva to zmysel, pretože adresa už raz zlyhala. Pri preklikoch si navyše vyberáte konkrétny odkaz z ponuky odkazov, ktoré v e-maile máte, takže môžete rozlíšiť záujem o rôzne produkty. Počet podmienok nie je obmedzený, na jednu udalosť si môžete navešať toľko podmienok, koľko potrebujete, a vyhodnocujú sa postupne podľa nastaveného času.

Ako Quanda počíta čas

Toto je miesto, kde sa najčastejšie chybuje. Pri otvorení a pri prekliku pozná Quanda presný okamih, kedy sa udalosť stala, a odpočítava čas od neho. Keď nastavíte dve hodiny po prekliku, človek, ktorý klikol o ôsmej ráno, dostane nadväzujúci e-mail o desiatej. Ten, kto klikol o druhej popoludní, ho dostane o štvrtej.

Pri neotvorenom e-maile žiadny taký okamih neexistuje, pretože sa nič nestalo. Preto sa čas počíta od odoslania pôvodnej kampane. Keď nastavíte tri dni, odošle sa nadväzujúci e-mail presne tri dni po rozoslaní prvej kampane. Rovnaká logika platí aj pre nekliknutie na konkrétny odkaz.

Tri scenáre, ktoré sa oplatia

Najrýchlejší zisk prinesie opakované odoslanie tým, ktorí prvý e-mail neotvorili. Nastavíte „neotvoril e-mail", o tri dni, odoslať e-mail a vyberiete transakčný e-mail s rovnakým obsahom. U jedného zákazníka takto celková miera preklikov vyrástla z 5,1 percenta na 6,2 percenta, teda zhruba o pätinu.

Druhý scenár mieri na tých, ktorí neklikli na odkaz, ktorý vás zaujíma. Pripravte kratšiu pripomienku s jedným výrazným odkazom a počítajte s tým, že ju dostanú tak ľudia, ktorí e-mail nečítali, ako aj ľudia, ktorí ho čítali a neklikli.

Tretí scenár odmeňuje záujem. Keď niekto klikne na odkaz na konkrétny produkt, pošlite mu do tridsiatich minút rozširujúcu ponuku. Záujem je čerstvý a e-mail príde vo chvíli, keď o veci naozaj premýšľa.

Prianie k narodeninám je jedna z mála správ, ktorú ľudia naozaj radi dostanú. Nič nepredáva, len poteší, a presne preto funguje. V Quande na to existujú dva samostatné typy kampaní, „Prianie k narodeninám" a „Prianie k meninám". Postavíte ich raz a potom už len bežia. Každý deň skontrolujú vaše kontakty a komu dnes dátum sedí, tomu odošlú e-mail.

Bez dátumu sa nič neodošle

Obe kampane stoja na jednom políčku pri kontakte. Kampaň „Prianie k narodeninám" sa riadi poľom „Dátum narodenia", kampaň „Prianie k meninám" poľom „Dátum menín / výročia". Ak je políčko prázdne, kontakt v kampani jednoducho nikdy nepríde na rad, aj keď má správny štítok.

Pri väčšej databáze sa dáta nedajú dopĺňať ručne, rozumnejší je hromadný import. Podporované formáty dátumu sú 01.01.2019 alebo 1.1.2019, takže si stĺpec v tabuľke vopred naformátujte.

Ako doplniť dátum menín hromadne

Pre slovenské krstné mená sa dátum menín dá dopočítať. Quanda na to ponúka na stiahnutie tabuľku s menami a dátumami menín a postup zvládnete zhruba za štvrť hodiny.

• Vyexportujte všetky kontakty z Quandy cez „Kontakty / Hromadný export kontaktov".
• Otvorte stiahnutý súbor s meninami a na druhom hárku načítajte exportované dáta z CSV. V sprievodcovi zvoľte kódovanie Unicode UTF-8 a ako oddeľovač čiarku.
• Do stĺpca „Dátum menín / výročia" vložte vzorec =VLOOKUP(B2;meniny;2;0) a skopírujte ho až k poslednému menu.
• Kde sa objaví hláška o nedostupnej hodnote, tam chýba krstné meno alebo je napísané s preklepom. Také hodnoty zo stĺpca odstráňte, inak by import zlyhal.
• Uložte súbor ako CSV a naimportujte ho späť. Pri párovaní zvoľte iba hlavný e-mail a dátum menín a nastavte prednosť importovaných kontaktov.

Automatizácia kontaktov doplní dátum sama

Druhá cesta je nechať to na Quande. Automatizácia kontaktov vie pri každom kontakte, ktorý má vyplnené krstné meno v poli „Meno", doplniť dátum menín sama. Pri nových kontaktoch nastavte automatizáciu na udalosť „bol vytvorený nový kontakt", takže každý novo prichádzajúci záujemca má dátum menín hneď.

Pri kontaktoch, ktoré v Quande už máte, potrebujete udalosť „bol upravený existujúci kontakt". Aby sa spustila, musí pri kontaktoch prebehnúť nejaká zmena. Stačí ich hromadne vyexportovať a znovu naimportovať, pri párovaní postačí samotný hlavný e-mail. Fakticky sa nič nezmení, ale pre Quandu je to úprava a automatizácia sa rozbehne. Keď máte napojené CRM, stačí kontakty znovu vyexportovať do Quandy. Automatizácie kontaktov nie sú dostupné vo všetkých tarifoch, rozsah si overte na stránke s cenami.

Vytvorenie kampane krok za krokom

V hornom menu v časti E-mailové kampane zvoľte „Vytvoriť novú kampaň", pomenujte ju a kliknite na „Vytvoriť" pri príslušnom type. Na strane Nastavenie zvoľte jazyk pomocných textov a prípadne pozvite kolegov. Tieto položky už po spustení kampane nezmeníte.

Na strane príjemcov vyberiete jeden alebo viac štítkov. Pri kampaniach pre narodeniny a meniny štítok neurčuje zoznam adresátov, len vymedzuje skupinu, pri ktorej sa každý deň kontroluje dátum. Pridaním alebo odobraním štítku tak môžete skupinu meniť aj mnoho mesiacov po spustení. Odhlásené kontakty Quanda z rozosielania vyraďuje sama.

E-mail pripravíte rovnako ako v jednoduchej kampani a určite doň vložte oslovenie. V testovacom e-maile uvidíte namiesto mena len značku personalizácie, konkrétne oslovenie sa doplní až pri skutočnom odoslaní. Na strane Odoslanie zvoľte deň a hodinu prvého priania. Ak vyberiete štrnástu hodinu, bude Quanda každý deň o druhej popoludní prechádzať vybrané kontakty a pri zhode dátumu odošle prianie.

Čo sledovať po spustení

Štatistiky týchto kampaní sú kumulatívne. E-maily odchádzajú priebežne po jednom, takže čísla v prehľade postupne narastajú za všetky odoslania dohromady. Sledujte hlavne počet doručených správ a mieru otvorenia. Nízke číslo býva známkou toho, že máte pri kontaktoch nezmyselné dáta, napríklad nastavené prvého januára pri všetkých, ktorí dátum narodenia nevyplnili.

Aktívny formulár na webe zbiera e-mailové adresy, ale sám o sebe je len dverami. To zaujímavé začína vo chvíli, keď niekto formulár odošle. Práve na túto udalosť sa v Quande vešajú automatizácie. Podmienkou pre každú z nich je odoslanie formulára, takže si nemusíte lámať hlavu s výberom spúšťača. Riešite len to, čo sa má stať potom a za ako dlho.

Štítok je povinný a je to dobre

Len čo sa formulár odošle, kontakt sa objaví vo vašom zozname v Quande. Aby sa s ním dalo ďalej pracovať, musí byť označený, a preto je pridanie štítku jedinou povinnou automatizáciou. Nastavíte ju takto: Pridať novú podmienku, pomenovať automatizáciu, Spustiť keď „Formulár bol vyplnený", Nastaviť akciu „Pridať štítok", naplánovať čas v minútach, hodinách alebo dňoch.

Voľte názov štítku podľa zdroja, nie podľa obsahu. „Web pätička newsletter" alebo „Lead magnet checklist" vám o rok povie oveľa viac než všeobecné „Záujemcovia". Podľa takého štítku potom ľahko spoznáte, ktorý formulár na webe skutočne privádza kontakty a ktorý len zaberá miesto.

Uvítací e-mail hneď po odoslaní

Druhou akciou je odoslanie e-mailu novému kontaktu. E-mail si musíte vopred vytvoriť a aktivovať v transakčných e-mailoch, ako sme si ukázali v druhej lekcii, a potom ho v automatizácii len vyberiete zo zoznamu. Nastavenie je rovnaké ako pri štítku, len ako akciu zvolíte „Odoslať e-mail".

Pri uvítacom e-maile voľte čas nula alebo pár minút. Človek práve odoslal formulár, obrazovku má ešte pred sebou a e-mail čaká. Tu tiež splníte, čo ste sľúbili. Ak ste ponúkali e-book, návod alebo zľavový kód, patrí do tejto správy, nie o týždeň neskôr.

Upozornenie pre kolegu a súhrnné oznámenia

Treťou akciou je odoslanie upozornenia. Rozdiel oproti bežnému e-mailu je v adresátovi: nejde von k zákazníkovi, ale dovnútra do firmy. Text upozornenia si opäť pripravíte ako transakčný e-mail a v automatizácii zvolíte „Odoslať upozornenie".

Toto oceníte pri formulároch, kde ide o čas. Dopyt, žiadosť o stretnutie alebo prihláška na seminár. Obchodník sa dozvie o novom kontakte počas minúty a nemusí nič strážiť v aplikácii. Ak si upozornenie po jednotlivých kontaktoch nenastavíte, môžete si nechať zasielať súhrnné oznámenie manažérovi formulára. To sa hodí pri newsletterových formulároch, kde jednotlivé prihlášky nikto hasiť nemusí.

Double opt-in a poradie krokov

Vo formulári si môžete zapnúť double opt-in, teda overenie e-mailovej adresy. Po odoslaní formulára príde najskôr overovací e-mail s jediným odkazom a až po kliknutí sa kontakt dostane do databázy. Chráni vás to pred preklepmi a pred adresami, ktoré vôbec neexistujú.

Počítajte s tým, že overovací e-mail a uvítací e-mail sú dve rôzne správy. Overovací nechajte čo najjednoduchší, bez obrázkov a s jediným odkazom, aby prešiel do hlavného priečinka. Všetko ostatné, poďakovanie, predstavenie firmy aj sľúbený súbor, nechajte na uvítací e-mail z automatizácie. V prehľade vyplnených formulárov si navyše môžete skontrolovať, koľko ľudí overenie nedokončilo.

Ako formulár prepojiť s ďalšími automatizáciami

Štítok pridelený formulárom je vstupenka do všetkého ostatného. Keď ho použijete ako podmienku výberu príjemcov v e-mailovom seriáli, začne novému kontaktu automaticky chodiť uvítacia séria. Keď ho pridáte medzi štítky v kampani pre narodeniny, zaradí sa nový kontakt aj do prianí. A pretože sa štítky dajú pridávať aj odoberať kedykoľvek neskôr, môžete celé skupiny presúvať medzi automatizáciami bez zásahu do samotných kampaní.

Tomuto reťazeniu sa oplatí venovať pár minút na papieri. Nakreslite si, čo sa stane po odoslaní formulára, čo nasleduje po dvoch dňoch a čo po týždni. Uvidíte hneď, či človeku nechodia dve správy naraz.

Dotazník vám dáva niečo, čo z e-mailov nikdy nevyčítate. Nielen to, na čo človek klikol, ale čo si naozaj myslí. Škoda by bolo nechať odpovede ležať v prehľade a čítať ich raz za štvrť roka. Automatizácia v dotazníku vie na odpovede reagovať hneď, poďakovať, roztriediť kontakty štítkami alebo upozorniť kolegu, keď sa objaví niečo, čo neznesie odklad.

Dotazník musí byť spustený

Podmienkou pre automatizácie v dotazníku je, že dotazník bol spustený, teda distribuovaný. Kým ho v kroku Distribúcia neprepnete do stavu „pripravený na použitie", žiadna automatizácia sa nespustí, pretože nemá na čo reagovať. Zostavu podmienok preto pripravte skôr, než dotazník rozošlete, nie až potom.

Nastavenie vyzerá rovnako ako pri formulári: Pridať novú podmienku, názov automatizácie, Spustiť keď bol dotazník vyplnený, Nastaviť akciu a naplánovať čas v minútach, hodinách alebo dňoch. K dispozícii máte rovnaké tri akcie, teda pridať štítok, odoslať e-mail a odoslať upozornenie.

Poďakovanie za vyplnenie

Najjednoduchšou a najužitočnejšou automatizáciou je poďakovanie. Človek vám práve venoval niekoľko minút svojho času, tak mu to pripomeňte hneď, kým si to pamätá. E-mail si pripravíte v transakčných e-mailoch a v automatizácii ho vyberiete ako akciu.

Do poďakovania patria dve veci. Krátke zhrnutie, na čo odpovede použijete, a informácia, kedy sa ozvete znovu. Ak sľúbite, že výsledky pošlete, naozaj ich pošlite. Ľudia, ktorí raz vyplnili dotazník a videli z toho výsledok, vám vyplnia aj ten ďalší.

Štítok podľa konkrétnej odpovede

Najsilnejším použitím automatizácie v dotazníku je triedenie. Kontakt môžete označiť štítkom podľa toho, ako odpovedal na konkrétnu otázku. Spýtate sa, o akú oblasť má človek záujem, a podľa jeho voľby mu pridelíte zodpovedajúci štítok. Databáza sa tak segmentuje sama a vy potom posielate kampane len tým, koho téma naozaj zaujíma.

Takto vzniknutý štítok sa hodí aj inde. Môžete ho použiť pri výbere príjemcov e-mailového seriálu, pridať ho medzi štítky v kampani pre narodeniny alebo si podľa neho filtrovať kontakty pri bežnom rozosielaní. Odpoveď v dotazníku sa tým premení na trvalý údaj, s ktorým ďalej pracujete.

Pár odporúčaní, aby to dávalo zmysel:

• Označujte štítkom len odpovede, podľa ktorých budete naozaj komunikovať inak. Zvyšok stačí v štatistikách.
• Držte sa jednotného pomenovania, napríklad „Dotazník 2026 záujem doprava". Po roku a niekoľkých dotazníkoch sa v tom inak stratíte.
• Nezabudnite, že kontakty vypĺňajúce dotazník cez verejný odkaz sú anonymné. Štítok pridelíte len tomu, koho Quanda pozná, teda typicky príjemcovi e-mailovej pozvánky.

Upozornenie, keď je odpoveď dôležitá

Treťou akciou je upozornenie pre vás alebo pre kolegu. Použite ju všade, kde odpoveď volá po reakcii človeka. Nízke hodnotenie spokojnosti, opísaný problém s dodávkou, záujem o ponuku. Upozornenie vám dá vedieť počas chvíle a vy stihnete zavolať skôr, než si zákazník sťažuje inde.

Nastavte si upozornenie naozaj len na to podstatné. Keď vám bude chodiť e-mail po každom vyplnení, prestanete ich o týždeň čítať.

Pozvánka, ktorá sa odošle sama

Automatizácia sa dá otočiť aj naopak: nemusíte reagovať na vyplnený dotazník, môžete ho rovno rozposielať. V automatizácii nastavíte podmienku podľa udalosti pri kontakte a ako akciu zvolíte odoslanie transakčného e-mailu s odkazom do dotazníka. Oneskorenie voľte podľa situácie, po doručení tovaru deň až dva, po vyriešenej požiadavke na podpore do dvadsiatich štyroch hodín, po školení pokojne v ten istý deň. Pýtate sa potom vždy rovnako a nikto vám neprepadne.

Najväčšia námietka proti automatizácii znie: „bude to pôsobiť stroho". Je to oprávnená obava. Automat, ktorý posiela neosobné správy z adresy noreply, naozaj vzťah nevybuduje. Dobrá správa je, že za odosobnením nestojí automatizácia samotná, ale to, ako ju nastavíte. V poslednej lekcii si prejdeme štyri páky, ktorými udržíte automatickú komunikáciu ľudskou.

Oslovenie, ktoré sedí

Quanda vie vložiť do e-mailu personalizáciu, teda značku v dvojitých zložených zátvorkách, ktorú pri odoslaní nahradí skutočný údaj o príjemcovi. Na výber máte kompletné oslovenie s predponou, napríklad „Vážená pani" spojené s priezviskom vo vokatíve alebo „Dobrý deň" spojené s krstným menom, a tiež samotné meno či priezvisko vo vokatíve.

Personalizáciu vložíte kliknutím do textového poľa a voľbou Personalizácia v ponuke nad ním. Značku môžete skopírovať aj do predmetu e-mailu. A pokojne ju doplňte o vlastný text, napríklad „Pekný štvrtok, Jana". Podmienkou je, že máte pri kontaktoch vyplnené mená. Ak ich nemáte, doplňte ich pri importe, kde Quanda oslovenie vo vokatíve vie vytvoriť.

Odosielateľom nech je konkrétny človek

Automatické priania aj seriály môžu odchádzať v mene toho človeka, ktorý sa o kontakt stará. Slúži na to voľba automatického nastavenia odosielateľa. Quanda potom vyberá odosielateľa v tomto poradí: vlastník kontaktu, a ak pri kontakte uložený nie je, vlastník firmy, a keď chýba aj ten, manažér kampane zvolený na strane Nastavenie.

Vlastníka kontaktu založíte najskôr ako používateľa v Quande a potom ho ku kontaktom priradíte importom, cez stĺpec „Vlastník kontaktu" s jeho e-mailovou adresou. V jednej kampani tak môže byť aj niekoľko rôznych odosielateľov a zákazník dostane správu od obchodníka, s ktorým už hovoril. Nezabudnite, že odosielateľ musí mať overenú e-mailovú adresu a overenú odosielaciu doménu, inak je odosielanie obmedzené.

S rovnakou logikou nastavte aj adresu na odpoveď. Automatický e-mail, na ktorý sa nedá odpovedať, je premárnená príležitosť. Niekto na odpovede naozaj musí pozerať.

Strážte, koľko e-mailov kontakt dostane

Osobný prístup nie je len o oslovení, je hlavne o množstve. Jednotlivé automatizácie o sebe navzájom nevedia. Nový kontakt z formulára môže dostať uvítací e-mail, prvý diel seriálu, poďakovanie za dotazník a prianie k narodeninám počas jedného týždňa bez toho, aby ste to plánovali.

Prejdite si preto všetky bežiace automatizácie naraz a spíšte si, čo sa komu odosiela a s akým odstupom. Kde sa správy stretávajú, tam predĺžte časy alebo niektorú akciu zrušte. Pomôže aj pravidlo, že sa s jedným kontaktom počas jedného dňa baví len jedna automatizácia.

Píšte automat ako človek

Automatická správa sa pozná podľa jazyka, nie podľa technológie. Vyhnite sa formuláciám typu „Vaša žiadosť bola zaevidovaná". Píšte tak, ako by ste to napísali jednému človeku: čo sa práve stalo, čo bude nasledovať a na koho sa môže obrátiť. Podpíšte sa menom, nie názvom oddelenia.

Pred spustením si celú sekvenciu pošlite ako testovacie e-maily a prečítajte si ich za sebou v poradí, v akom ich dostane zákazník. Skontrolujte vzhľad, obrázky a všetky odkazy, vrátane mobilu. V testovacom e-maile sa namiesto oslovenia zobrazí značka personalizácie a odhlasovací odkaz je zámerne vypnutý, takže sa tým netrápte.

Raz za štvrťrok revízia

Automatizácia nie je „nastav a zabudni". Raz za štvrťrok si otvorte štatistiky svojich automatických kampaní a pozrite sa na doručiteľnosť, otvorenia a prekliky. Zaujímajte sa aj o počet odhlásení, pretože práve to je najrýchlejší signál, že chodí príliš veľa správ.

Zároveň si prečítajte texty, ktoré bežia najdlhšie. Ponuka sa mení, cenník sa mení, kolegovia odchádzajú. E-mail napísaný pred dvomi rokmi môže vítať nových zákazníkov do firmy, ktorá už dávno vyzerá inak.