GDPR má v marketingu povesť strašiaka. Keď ho však rozoberiete na súčiastky, zistíte, že od vás chce niečo celkom rozumné. Vedieť, čie údaje máte, prečo ich máte, na základe čoho a ako dlho. V tejto lekcii si prejdeme pojmy, s ktorými budeme pracovať počas celého kurzu, a ukážeme si, čo z nich vyplýva pre každodennú prácu s databázou kontaktov.
Osobný údaj a ľudia okolo neho
Osobný údaj je akákoľvek informácia o konkrétnom človeku, ktorého je možné priamo alebo nepriamo identifikovať. Meno, e-mailová adresa, telefón, ale napríklad aj IP adresa alebo identifikátor v systéme. Človeku, ku ktorému sa údaje vzťahujú, sa v nariadení hovorí dotknutá osoba. Vo vašej databáze je to jednoducho váš kontakt.
Spracovanie je potom takmer čokoľvek, čo s údajmi robíte. Zhromaždenie, uloženie, vyhľadanie, použitie v kampani, sprístupnenie ďalšiemu nástroju, oprava aj výmaz. Aj obyčajné odoslanie newslettera je spracovanie osobných údajov.
Dôležité sú dve roly. Prevádzkovateľ určuje, prečo a ako sa údaje spracúvajú. Voči svojim kontaktom ste prevádzkovateľom vy. Sprostredkovateľ spracúva údaje podľa pokynov prevádzkovateľa a to je rola Quandy, ktorá pre vás dáta ukladá a rozosiela e-maily. Vzťah medzi vami a nami upravuje zmluva o spracovaní, ktorú uzatvárate spolu so zmluvnými podmienkami.
Právny titul, účel a doba platnosti
Spracovanie je zákonné len vtedy, keď preň máte aspoň jeden zo šiestich právnych titulov, ktoré nariadenie vymenúva. V Quande ich nájdete v tejto podobe: oprávnený záujem prevádzkovateľa, plnenie právnej povinnosti, plnenie zmluvy alebo rokovanie o jej uzavretí, súhlas so spracovaním osobných údajov, verejný záujem a životne dôležitý záujem. V e-mail marketingu sa prakticky stretnete s dvomi z nich, so súhlasom a s oprávneným záujmom.
K právnemu titulu patrí účel, teda dôvod, prečo údaje spracúvate. Quanda ponúka pripravený zoznam účelov, napríklad zasielanie obchodných a reklamných oznámení, zasielanie informácií o novinkách, poskytnutie odborného obsahu alebo realizácia vzdelávacích akcií. A do tretice patrí doba platnosti, teda dátum, dokedy údaje pre daný účel spracúvate.
Táto trojica je jadrom celej evidencie. Jeden kontakt ich môže mať aj niekoľko naraz. Niekto vám dal súhlas so zasielaním noviniek do konca budúceho roka a zároveň je vaším zákazníkom, ktorému na základe oprávneného záujmu posielate ponuky podobného tovaru.
Prečo to Quanda stráži pri každej kampani
Pretože každý účel môže mať inú platnosť aj iný stav prihlásenia, môže byť jeden kontakt súčasne prihlásený na jednu komunikáciu a odhlásený z druhej. Preto v nastavení každej kampane vyberáte účel spracovania, ktorého sa kampaň týka. Na stránke Príjemcovia sa potom ponúknu iba kontakty, ktoré majú tento účel pri sebe nastavený, schválený a stále platný. Až nad nimi filtrujete štítky tak, ako ste zvyknutí.
Praktický dôsledok: kým pri kontaktoch žiadne účely nenastavíte, majú všetky východiskový účel „Nenastavený" bez právneho titulu aj bez platnosti. Než začnete posielať, stojí za to si evidenciu upratať. Ako na to hromadne, ukážeme vo štvrtej lekcii.
Kde tento kurz končí
Tento kurz je praktický sprievodca, nie právne poradenstvo. Ukážeme vám, čo má Quanda k dispozícii a ako to používajú firmy, ktoré v nej posielajú. Konkrétne nastavenie pre vašu firmu však závisí od toho, čo predávate, ako kontakty získavate a aké údaje o nich vediete.
Pri znení súhlasov, dobách platnosti a citlivejších situáciách sa oplatí nechať si texty skontrolovať právnikom. Dozorným orgánom je na Slovensku Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, na ktorého webe nájdete aktuálne stanoviská a metodiky.
