Či už evidujete svoje kontakty v CRM, Outlooku, účtovnom programe alebo v akejkoľvek inej aplikácii či softvéri, väčšina týchto nástrojov umožňuje export vašich kontaktov do Excelu, do súboru s príponou „xlsx" alebo do textového súboru s príponou „csv".
Ak ste vyexportovali svoje kontakty do súboru s príponou „xlsx", môžete ich rovno otvoriť v Exceli, v ktorom si ukážeme, ako kontakty pripraviť na import do Quandy.
Ak ste váš súbor vyexportovali do textového súboru s príponou „csv", poďme si ukázať, ako tento súbor otvoriť v Exceli. Možno ste už vyskúšali tento súbor ihneď po exporte otvoriť. Otvorí sa vám síce v Exceli, ale jeho obsah nie je prispôsobený do stĺpcov a vyzerá veľmi neprehľadne. Preto má Excel na otváranie súborov s príponou „csv" svoj vlastný postup.
Ako postupovať, ak chcete otvoriť súbor s príponou „csv" v Exceli. Je to len pár krokov.
- Otvorte si prázdny hárok v Exceli.
- V hornom menu kliknite na položku „Údaje".
- V ponuke na ďalšom riadku, spravidla úplne vľavo, nájdete sekciu „Načítať a transformovať údaje" a v nej „Z textu/CSV". Rôzne verzie Excelu to majú trochu inak, názvy a umiestnenie sú však veľmi podobné.
- Zvoľte „Z textu/CSV" a vyhľadajte stiahnutý súbor.
- Kliknite na tlačidlo importovať.
- Podľa verzie Excelu, ktorú práve používate, sa ďalší postup môže trochu líšiť. Princíp je ale vždy rovnaký.
- Vyberte, že ide o súbor s oddeľovačmi.
- Ak nevidíte správne diakritiku, zvoľte kódovanie „UTF 8".
- Ako oddeľovač vyberte čiarku a import dokončite.
V tejto chvíli by ste mali vidieť svoje údaje v Exceli v správnom tvare a v stĺpcoch. Ak sa vám to nedarí, kontaktujte nás na telefóne alebo e-maile podpory.
Pre následný import odporúčame importovať aspoň tieto základné údaje.
- Meno.
- Priezvisko.
- Telefón.
- E-mail.
- Štítok.
Quanda používa na rozdelenie kontaktov do skupín štítky.
Pridelením štítku zaraďujete kontakt do určitej skupiny. Štítky kontaktov vám pomôžu efektívne pracovať s kontaktmi na rôznych miestach v Quande. Napríklad sa používajú na rýchly výber príjemcov e-mailovej kampane. Vopred si rozmyslite, aké skupiny kontaktov budete potrebovať pre vašu ďalšiu komunikáciu. Odporúčame rozdeliť vaše kontakty na existujúcich a potenciálnych zákazníkov, keďže tieto dve skupiny budú väčšinou dostávať iné informácie. Môžete však vytvoriť aj ďalšie štítky, vďaka ktorým svoje kontakty rozdelíte aj do iných skupín. Napríklad podľa kategórie produktov, miesta ich nákupu, spôsobu nákupu, spôsobu, akým váš produkt používajú, vzťahu k vašej firme, ich vplyvu na uzavretie obchodu a podobne.
Pre každú vytvorenú skupinu pomocou štítku je vhodné pripraviť plán, čo a kedy budete práve tejto skupine posielať. Tak, aby podľa toho kontakty zaradené do konkrétnej skupiny dostávali pravidelne správne informácie.
Toto cielenie bude veľmi výrazne ovplyvňovať výsledky vašich e-mailových kampaní. Preto odporúčame venovať tomuto rozdeleniu zvýšenú pozornosť a urobiť ho skutočne dôkladne.
S množstvom skupín to však nepreháňajte. Je dôležité, aby ste následne dokázali kapacitne zvládnuť tvorbu e-mailov pre jednotlivé skupiny podľa vášho plánu a boli tak so všetkými kontaktmi pravidelne v komunikácii.
Pre „Štítky kontaktov" vytvorte v Exceli samostatný stĺpec. Ak potrebujete jeden kontakt zaradiť do viacerých skupín naraz, jednotlivé štítky napíšte do jedného stĺpca, do jednej bunky a oddeľte ich čiarkou. Quanda tieto štítky pri importe vytvorí a kontaktom ich automaticky priradí. Ak chcete kontakty zaradiť do rovnakej skupiny, zvoľte vždy rovnaký štítok. Pri vytváraní štítkov sa rozlišujú medzery, malé a veľké písmená a diakritika.
Quanda umožňuje využívať celý rad automatizácií, ktoré môžu vytvárať oslovenie pomocou priezviska alebo krstného mena vo vokatíve, určovať pohlavie, vypĺňať dátum meniny, vypĺňať používateľské polia, pridávať alebo odoberať štítky kontaktov alebo odosielať e-maily. Tieto automatizácie môžu byť spustené priamo pri vytváraní nových kontaktov alebo pri úprave kontaktov, ktoré máte už v Quande uložené. Tieto automatizácie nájdete v hornom menu v časti Kontakty / Automatizácie.
Nie vo všetkých tarifoch sú automatizácie kontaktov dostupné. Pozrite sa prosím na stránku s cenníkom, kde je uvedené, ktoré tarify tieto automatizácie obsahujú a v akom rozsahu.
Ak máte všetky údaje, ktoré chcete importovať, pripravené, súbor uložte. Pri ukladaní zvoľte typ súboru „xlsx" alebo „csv".
Ak ukladáte súbor s príponou „csv", Excel vám pri ukladaní súboru (podľa svojej verzie) ponúka niekoľko možností uloženia súboru s príponou „csv". Vždy vyberte ten, ktorý vo svojom názve alebo popise obsahuje textové hodnoty s oddeľovačmi. Nepoužívajte „csv" pre „MS-DOS" alebo „Macintosh", pretože tieto formáty Quanda nepodporuje.
Importom kontaktov môžete aj kedykoľvek neskôr dopĺňať, opravovať alebo pridávať ďalšie kontakty či údaje.
Quanda je tiež plne pripravená na evidenciu všetkých nutných údajov z hľadiska GDPR. Pomocou importu môžete preto importovať aj právny titul spracovania osobných údajov, účel spracovania osobných údajov a jeho platnosť a nastaviť povolenie zasielať e-maily.
Máte otázky? Radi vám na ne odpovieme. Stačí kontaktovať našu zákaznícku podporu na tel. +420 605 163 892, e-mail: support@onquanda.com.
Aktualizované 5. 5. 2021